Les solutions d'EASY DOE
L’ère du numérique est une opportunité. Elle facilite les échanges et assure une disponibilité permanente des données ainsi que leur sécurité.
Easy DOE vous propose une solution pour l’élaboration, le stockage dématérialisé de vos documents et la communication auprès de vos clients.
EASY DOE est la solution de dématérialisation
de vos DOE et documents travaux
Cela se traduit par 3 solutions :
EASY DOC - EASY PROJET - EASY QR
EASY DOC
EASY DOC est l’essence de la solution Easy DOE.
EASY DOC consiste à stocker en ligne un DOE finalisé par une entreprise.
Le DOE est alors disponible pour la durée retenue et accessible par toutes les personnes ayant les autorisations nécessaires.
L’accès se fait en ligne via une page Web dédiée ou la QR CARD in-situ :
- Page Web limitée aux personnes ayant les autorisations d’accès.
- QR CARD accessible en lecture et téléchargement par toute personne habilitée.
La maîtrise d’ouvrage a la visibilité sur l’ensemble de ses DOE quelle que soit l’entreprise émettrice.
La maîtrise d’ouvrage peut partager ses DOE avec les mainteneurs sur site.
Il n’y a pas de limites dans le nombre d’utilisateurs.
EASY PROJET
EASY PROJET est une plateforme collaborative assurant le montage du DOE pendant toute la phase de réalisation du projet, des documents de conception jusqu’au DOE. EASY PROJET inclut l’espace de stockage nécessaire à la solution Easy DOC.
Pendant cette phase d’élaboration, l’entreprise identifie les utilisateurs autorisés à intervenir sur le projet et recueille l’ensemble des documents s’y afférant.
La solution EASY PROJET permet à l’ensemble de l’équipe projet de travailler en ligne sur les mêmes documents de manière collaborative.
EASY PROJET intègre le versionning des documents.
A l’issue du projet, l’entreprise valide en un clic l’ensemble des informations qui constitueront le DOE définitif.
Ces documents sont automatiquement transférés dans Easy DOC sans surcoût et pour la durée retenue.
Le nombre d’utilisateurs et les limites de stockage sont définis en fonction de la solution retenue. Contactez-nous afin de définir ensemble votre besoin.
EASY QR
EASY QR facilite votre communication auprès de vos clients.
EASY QR met à disposition depuis un mobile ou tablette, l’ensemble des informations courantes destinées à vos clients via une QR CARD. EASY QR vous permet de communiquer sur le dernier rapport de visite ou de vérification technique, mais aussi sur vos analyses de laboratoires, avis de passage et bien d’autres documents contractuels ou informatifs.
La solution EASY QR permet de mettre à jour vos documents facilement depuis un ordinateur sans vous déplacer. Un gain de temps pour vos équipes!
Des notifications mail sont générées lors des mises à jour de document.
L’abonnement est d’un an reconductible.
Contactez-nous pour plus d'informations.
QR CARD
L’innovation majeure d’Easy DOE est d’assurer l’accès aux documents via sa QR CARD.
La QR CARD simplifie et modernise l’accès à l’intégralité des documents du DOE au travers d’un explorateur de fichiers.
Les solutions Easy DOE intègrent un outil de création de QR Code. Celui-ci facilite l’accès aux données depuis un terminal numérique banalisé (Téléphone portable, tablette, …).
La QRCARD, une fois apposée sur l’ouvrage réalisé, sera accessible par tous (si validé par le Client).
L’administrateur du projet pourra déterminer quels sont les documents ou dossiers devant être liés à la QR CARD.
L’administrateur du projet pourra sécuriser l’accès aux données via la mise en place d’un contrôle type login / mot de passe.
Plusieurs QR CARD peuvent être créées pour un même projet.
C’est un vrai plus lors des interventions de maintenance. Fini le coltinage de classeurs dans les étages, il suffit de scanner la QR CARD au droit de l’installation ou de l’équipement visités pour avoir accès aux informations.
Easy DOE se charge de l'impression des QR CARDs. Pour les plus gros volumes, une imprimante spécialisée permettant l’impression de la QR CARD par vos soins peut être fournie.
Viewer AUTOCAD
En complément de l’ensemble des viewers de données (Doc, xls, pdf, jpg, …) EASY DOE est le seul acteur du marché à proposer un lecteur des fichiers DWG AUTOCAD intégré dans la solution.
Édition des fichiers en ligne
L’utilisateur a la possibilité d’éditer ses fichiers en ligne grâce à la suite bureautique OnlyOffice sans avoir à les rapatrier sur son poste.
Le système permet la gestion des fichiers aux formats images, Office et intègre gratuitement un visualisateur AutoCAD.
Sécurité et disponibilité
La sécurité des données et la disponibilité du système sont les deux préoccupations majeures d’EASY DOE. Pour ce faire, EASY DOE met en œuvre une architecture adaptée reposant sur 2 axes :
- Dispersion géographique des serveurs
- Archivage décentralisé
DOUBLEMENT DU SERVEUR DE STOCKAGE
L’architecture repose sur deux serveurs géographiquement éloignés (régions Est et Nord de la France), l’un en ligne, l’autre en secours. Les données du serveur en ligne sont régulièrement transmises au serveur en attente.
ARCHIVAGE DECENTRALISE
L’archivage journalier des données est réalisé sur un troisième site de l’hébergeur.
SYNCHRONISATION DU SERVEUR VERS L’UTILISATEUR
L’utilisateur peut demander la synchronisation de ses données stockées sur le serveur vers un répertoire particulier dans son entreprise.
AUDIT DE SECURITE INFORMATIQUE
Toujours pour assurer la protection de vos données, nous testons notre site Internet ainsi que la plateforme d’accès avec la participation d’un tiers expert dans le domaine de la cybercriminalité. Information sur demande.
SECURISATION DE L’ACCES EN LECTURE SEUL PAR MDP SI DEMANDE MOA
Les informations partagées sont en lecture seule.
POINT SUR LA REGLEMENTATION RGPD
La gestion des données personnelles est conforme à la réglementation en vigueur.
EASY DOE assure un stockage et un accès sécurisés aux dossiers pendant 10 ans renouvelables.
Dossier des Ouvrages
Exécutés (DOE)
Qu’est-ce que le DOE ?
C’est un document contractuel assemblé au cours du projet et remis au maître d’ouvrage de l’opération à l’issue des travaux.
Constitué par l'entreprise ou assemblé par la maîtrise d’œuvre, il comporte différents types de documents dont le but est de faciliter la compréhension et la maintenance du périmètre travaux réalisé.
Chaque acteur, de la maîtrise d'œuvre au client final, doit posséder un DOE complet et identique ou avoir la possibilité de le consulter facilement à tout moment et en tout lieu.
Que doit-on trouver dans le DOE ?
Le DOE doit être conforme à l'ouvrage réalisé délivré au client. Il comporte au minimum :
-
Les plans d'exécution conformes à l'ouvrage exécuté
-
Les notices de fonctionnement
-
Les notices de maintenance
-
Les fiches produit
Il peut par ailleurs être complété par :
-
Les bordereaux de suivi des déchets
-
Validation du contrôleur technique
- ...
Il est nécessaire que le DOE soit structuré sinon il devient rapidement un document complexe et inexploitable.
Politique commerciale
La politique commerciale d’EASY DOC est basée sur le volume de stockage.
Celle d’EASY PROJET est basée sur le volume de stockage et le nombre d’utilisateurs.
Des formations aux solutions EASY DOE peuvent être réalisées sur demande (Présentation E-learning ou présentielle) en complément des vidéos et manuel d’utilisation inclus aux solutions.
Les solutions EASY DOE peuvent être personnalisées.
Prix sur demande auprès de "commercial@easy-doe.com" ou via le formulaire "Devenir client".
EASY DOC
Fonctionnalités
Engagement minimal de 24, 60 ou 120 mois
1 licence administrateur
Espace minimal dédié 1000 Mo
3 QR CARD
Fonctionnalités communes définies en fin de document
Accès illimité au donneur d’ordre et à ses collaborateurs
Options
Stockage supplémentaire mensuel par tranche de 500 Mo
Impression et envoi QR CARD
EASY PROJET
Fonctionnalités
Engagement minimal de 6 mois
1 licence administrateur
2 licences opérateur
Espace minimal dédié 5000 Mo
3 QR CARD
Fonctionnalités communes définies en fin de document
1 QR CARD incluse
Options
Stockage supplémentaire mensuel par tranche de 1000 Mo
Accès supplémentaire mensuel
EASY QR
Fonctionnalités
Engagement minimal de 12 mois
1 licence administrateur
1 licence intervenant
Espace minimal dédié 500 Mo
3 QR CARD
Fonctionnalités communes définies en fin de document
Options
Stockage supplémentaire mensuel par tranche de 100 Mo
Accès supplémentaire mensuel
Tableau des fonctionnalités
| Fonction | Easy DOC | Easy PROJET | Easy QR |
|---|---|---|---|
| Accès par QR Card | Oui | Oui | Oui |
| Accès sécurisé illimité | Oui | Oui | Oui |
| Visualisateur Autocad | Oui | Oui | Oui |
| Pack bureautique OnlyOffice | Oui | Oui | Oui |
| Ajout illimité de QR Cards | Oui | Oui | Oui |
| Versionnage des documents | Oui | Oui | Oui |
| Envoi de notifications | Oui | Oui | Oui |
| Service support | Oui | Oui | Oui |
| Essai gratuit 1 mois | Oui | Oui | Oui |
| QR Card supplémentaire | Nous contacter | ||
| Impression et envoi QR CARD support plastique | Nous contacter | ||
| Imprimante + Kit d'impression | Nous contacter | ||
| Assistance à la constitution d'un DOE | Nous contacter | N.A. | |
| Formation (5 opérateurs) | Nous contacter | ||
Autres services à la demande :
Personnalisation des QR CARDs.
Personnalisation des espaces EASY DOE.
QR CARDs sur autre support que plastique.
Support aux utilisateurs :
Des formations aux solutions EASY DOE peuvent être réalisées sur demande (Présentation E-learning ou présentielle) en complément des vidéos et manuel utilisateur inclus aux solutions.
Pour qui ?
Maitrise d'ouvrage (MOA)
EASY DOE vous offre la solution pour vous assurer le suivi de vos projets. Elle vous permettra de proposer à vos partenaires un outil de suivi performant, innovant et sécurisé.
EASY DOE assure la pérennité des informations dans le temps.
En plus de la sécurisation des données, EASY DOE se veut être un acteur engagé dans les bonnes pratiques environnementales en réduisant la consommation de papier.
Exploitants MOA
La solution vous permet d’accéder à la documentation en ligne depuis une tablette ou un smartphone via le système unique de la QRCARD.
Maitre d'oeuvre (MOE) / Entreprises
L’élaboration du DOE rentre dans le cadre de vos missions. EASY PROJET est la solution pour vous. Facile d’usage, elle vous assurera rapidité et performance lors de l’élaboration du DOE en collaboration avec vos partenaires.
EASY DOE vous propose une solution pour
l’élaboration et le stockage dématérialisé de vos DOE.
Histoire
La solution proposée par EASY DOE est le fruit de rencontres entre des gestionnaires immobiliers techniques et des ingénieurs BTP. Tous ont formulé le même constat sur l’exploitation des DOE papier.
La perte de dossiers ou de documents ou difficultés de consultation lors des interventions in situ ont entrainé la recherche d’une solution informatisée et moderne de consultation et d’archivage des DOE.
Ainsi sont nées les solutions EASY DOE.
Devenir client
Nous sommes à votre écoute pour discuter de votre projet